Wist je dat het
service center voor een vlot verloop regels uitwerkte rond het opmaken en
tekenen van contracten?
Graag even je aandacht:
Hieronder vinden jullie enkele richtlijnen in verband met de ondertekening van contracten, convenanten, overeenkomsten, kortom alle rechtshandelingen waarmee CISO zich ten aanzien van een derde partij verbindt. Voor het gemak zullen we het verder over ‘contracten’ hebben.
De aanleiding voor deze communicatie zijn recente minder aangename verwikkelingen in verband met contracten die niet correct waren ondertekend, waardoor het CISO in het zand heeft moeten bijten …
De
richtlijnen gaan meerbepaald over :
- Bevoegdheid voor de ondertekening van contracten
- Modelovereenkomsten
- Ondertekening
1. Bevoegdheid voor ondertekening van contracten
Principe: De raad van bestuur heeft aan Kathy Malfliet, als waarnemend algemeen coördinator en Leen Verbist, als voorzitter van CISO, de algemene bevoegdheid verleend voor de ondertekening van contracten namens CISO.
Correcte (rechtsgeldige) ondertekening is essentieel! Een contract ondertekend namens het CISO, maar door onbevoegde personen, is dikwijls erger dan helemaal géén contract.
De risico’s zijn immers dubbel:
op het vlak van de uitvoering van het contract
De kans bestaat dat CISO het contract al is beginnen uitvoeren, maar dat de medecontractant de verplichtingen van zijn kant niet naleeft, waarbij hij zich terecht kan beroepen op het feit dat CISO zich niet geldig heeft verbonden.
Immers het wederzijds vertrouwen dat tussen partijen bestond bij de ondertekening, kan intussen om bepaalde redenen verdwenen zijn.
administratieve boetes of sancties
Voorbeeld:
vrijwilligers of kunstenaars die presteren zonder contract à controle ter
plaatse door de sociale inspectie à mogelijke kwalificatie als zwartwerk, of
als zelfstandige of loontrekkende, met de hoge boetes daaraan verbonden voor
CISO en de ‘uitvoerder’.
In de regel moeten contracten namens CISO dus minstens de handtekening bevatten van de medecontractant (of uitvoerder) en van Kathy Malfliet (naast, eventueel, die van het betrokken afdelingshoofd).
2.
Modelcontracten Verder dringen wij erop aan dat er zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de modelcontracten die beschikbaar zijn op algemene zaken.Redenen hiervoor zijn de leesbaarheid en volledigheid van de contracten, maar ook het vermijden van de wildgroei van contracten die in omloop zijn.
Op onze website zijn er voor bepaalde clausules verschillende alternatieve mogelijkheden voorzien, waarvan jij het meest het toepasselijke uit kiest.
Twee
aandachtspunten in dit verband :
Als je twijfels hebt ivm een bepaalde clausule, neem dan contact op met onze juridisch medewerker, Vincent Dalle, die in samenspraak met jou, graag een oplossing op maat voor je ‘probleem’ zal zoeken.
3
. OndertekeningTijdstip
Verder dringen wij erop aan alle contracten zo snel mogelijk ter ondertekening aan Vincent Dalle worden voorgelegd, en in elk geval voor de effectieve uitvoering van het contract.
Nogmaals, prestaties verrichten vóór de ondertekening van het contract is om problemen vragen!
Juridische screening
In de regel moet elk ontwerp van overeenkomst, vóór de ondertekening, voorgelegd worden aan Vincent Dalle, die het contract juridisch zal screenen.
Uitzondering hierop: indien gebruik wordt gemaakt van modelovereenkomsten en er geen essentiële wijzigingen worden aangebracht.Drie exemplaren
Steeds minimaal
drie originele exemplaren laten ondertekenen-voor het service center
-voor de uitvoerder
-voor de boekhouding
Dit laatste exemplaar hoort pas aan de boekhouding te worden overgemaakt:
-hetzij onmiddellijk na de ondertekening door alle partijen, indien de uitbetaling kan gebeuren op basis van het contract op zich (en de eventuele ondertekende bijlage ivm een forfaitaire vergoedingsregeling, zoals bijvoorbeeld bij de vrijwilligers)
-hetzij samen met de factuur van de medecontractant (uitvoerder) en/of alle (!) nodige bewijsstukken van onkosten (indien een onkostenvergoeding in het contract voorzien is)
I
ndien je nog vragen hebt, wend je tot Vincent Dalle 03 338 37 67 of vincent.dalle@stad.antwerpen.be