HR algemeen

Personeelsbeleid - Algemeen

Domein

Personeelsbeleid

Personeelsadministratie

Taakomschrijving ikv servicecenter

1. Algemene gegevens

Functietitel: Coördinator personeelsbeleid – Kathy Malfliet

Rapporteert aan: algemeen coördinator vzw CISO

Afdeling: Personeelsbeleid: Kathy Malfliet, Katleen Gezels

Afdeling: personeelsadministratie: Paula Aerts, Irène Van Loock, Kim de Strooper, Nele Marcoux, Ann Lenders

2. Doel van de functie

Beleid: Plannen, organiseren, coördineren en controleren, op basis van de PB-beleidslijnen, van alle PB-activiteiten binnen de organisatie.

Administratie: Organiseren, controleren en bijsturen van alle verrichtingen rond personeelsadministratie. Dit om:

Te zorgen dat de vzw tav het personeel voldoet aan alle wettelijke verplichtingen

Te zorgen dat de personeelsadministratie van de klanten op een correcte wijze wordt bijgehouden en dat de lonen van klanten tijdig en correct worden betaald.

3. Resultaatsgebieden

Personeelsbeleid

3.1 Werving

Ondersteunen van de betrokken afdeling bij het opstellen van een profiel en een functiebeschrijving voor een nieuwe vacature of een herinvulling van een vacature, selecteren van het kanaal en de manier waarop de vacature bekend wordt gemaakt teneinde de afdelingen te ondersteunen in het vinden van kandidaten.

3.2 Selectie

Screenen van de ontvangen cv’s en brieven, uitnodigen van geselecteerden, samenstellen van de jury, organiseren van het examen, aanbieden van arbeidscontract, opvolgen potentiële kandidaten en afschrijven van niet geselecteerde kandidaten, teneinde er voor te zorgen dat de juiste medewerkers voor de organisatie in dienst worden genomen.

3.3 Carrièreplanning

Inventariseren, in samenspraak met de afdelingen, van de ambities van medewerkers enerzijds en van high potentials anderzijds, analyseren van de interesse voor nieuwe doorgroeimogelijkheden en bepalen van de capaciteiten van de medewerkers, communiceren van de beslissing hierover genomen, samen met de betrokken afdeling uitstippelen van groeiproces en vertalen naar individuele doelstellingen, teneinde de kwaliteiten van de organisatie en van de individuele medewerkers te verstevigen en te ontwikkelen.

3.4 Prestatiemanagement

Ondersteunen van de afdelingen bij het voeren van functioneringsgesprekken, bij het vastleggen van doelstellingen, bij het coachen en evalueren van medewerkers, teneinde iedere medewerker gemotiveerd en optimaal te laten bijdragen tot de ontwikkeling van de afdelingsgebonden en individuele doelstellingen.

3.5 Beloning

Binnen het kader van de uitgezette beloningspolitiek en op basis van adequate gegevens van de betrokken afdeling, vertalen van prestaties, anciënniteit en diploma’s van de medewerkers naar een aangepaste verloning, teneinde de medewerkers te belonen en te motiveren voor hun geleverde prestaties.

3.6 Vorming, training en ontwikkeling

Op aangeven van de betrokken afdeling, bepalen, selecteren van de gepaste opleiding die beantwoordt aan de behoefte, inventariseren en evalueren van de kwaliteit en efficiëntie van de opleiding op basis van de evolutie van de medewerker, teneinde de kwaliteiten van de medewerkers en afdelingen voortdurend te verstevigen en te ontwikkelen.

3.7 Uitstroom

Op basis van negatieve prestaties en/of beoordelingen enerzijds en het indienen van vrijwillig ontslag anderzijds, peilen naar de mogelijke alternatieven voor ontslag van een medewerker, teneinde de medewerker intern nieuwe perspectieven te bieden of, indien dit onmogelijk is, via het voeren van een exit gesprek inzicht te krijgen in de reden van vertrek of ontslag.

3.8 Personeelsbeleid

Opstellen, toepasbaar maken, uitvoeren en bijsturen van het personeelsbeleid teneinde de verschillende afdelingen een aangepaste en efficiënte PB-ondersteuning en bijhorende instrumenten te kunnen verschaffen.

3.9 Juridisch

Juridische ondersteuning en advisering aan de afdelingen inzake de aanwerving, tewerkstelling en uitstroom van personeel vzw CISO en opvolging (juridische) geschillen (vakbonden, advocaat, …).

3.10 Interne communicatie

Registreren, uitwerken en communiceren van relevante onderwerpen voor de vzw CISO, de verschillende afdelingen en de medewerkers, teneinde te zorgen voor een efficiënte interne communicatiedoorstroming.

Personeelsadministratie

Onderhouden van goede contacten met het sociaal secretariaat. Zorg voor correcte verwerking van alle gewerkte tijden, ziektes, vakantieperiodes, … voor de klant en doorgeven van deze informatie aan het sociaal secretariaat.

Opmaken van verlofbrieven, attesten, … al dan niet in samenwerking met het sociaal secretariaat, voor de klant.

Verwerking van verlofbrieven, aan- en afwezigheden van stedelijk personeel in samenspraak met de personeelsadministratie van BZ.

Wie doet wat

Kathy Malfliet

( 03 338 36 80

Coördinator personeelsbeleid

Katleen Gezels

( 03 338 36 77

Medewerker personeelsbeleid - Vorming en opleiding

Paula Aerts

( 03 338 37 76

Verantwoordelijke personeelsadministratie