Vraag

Voor wie

Voor klanten van het servicecenter.

Standpunt

Contante betaling is te vermijden. Dring dus steeds aan op een betaling per overschrijving. De meeste leveranciers aanvaarden dit. Kan dit niet, dan kunnen medewerkers voor aankopen voor het werk een voorschot vragen op de boekhouding.

Praktische regeling

1. vraag het voorschot minstens vijf werkdagen op voorhand aan zodanig dat de boekhouding de tijd heeft om het gevraagde bedrag op uw rekening te storten

2. de aanvraag gebeurt via het formulier voorschot dat je eerst volledig en correct invult

3. fax het formulier vervolgens door ter attentie van Sandy Meysman
   of
   scan het formulier in en mail het door naar zowel Sandy Meysman als Suzy Felix zodanig dat bij afwezigheid van één van beiden het document niet onverwerkt blijft

4. na het ontvangen van het voorschotformulier zal je een mail ontvangen met daarin een afrekenstaat die je dient te gebruiken om de uitgaven die je met het aangevraagde voorschot hebt gedaan, af te rekenen

5. nadat alle uitgaven gebeurd zijn, vul je de afrekenstaat in, hang je alle bewijsstukken er achter aan en neem je een kopie van het bundeltje voor jezelf

6. de afrekenstaat met de originele bewijsstukken stuur je vervolgens met de interne post naar de boekhouding van vzw CISO

7. na ontvangst en controle door de boekhouding zal je vervolgens ofwel een saldo op je rekening gestort krijgen indien je meer hebt uitgegeven dan het ontvangen voorschot
   of
   zal je via mail een vraag tot terugstorting van het saldo ontvangen indien blijkt dat je minder uitgaven hebt gemaakt dan het ontvangen voorschot

8. voorschotten dienen steeds binnen twee weken nadat de uitgaven gebeurd zijn afgerekend te worden, dit om verlies van bewijsstukken te vermijden

Vragen

Mocht je hierover nog vragen hebben, dan kan je terecht bij:

Sandy Meysman

Datum opmaak

Januari 2004 op basis van bestaande richtlijnen, laatste wijziging: 27 oktober 2009