Boekhouding

Financieel beleid

Afrekeningen dossiers

Taakomschrijving ikv servicecenter

Functietitel : verantwoordelijke boekhouding – Koen De Rop

Rapporteert aan : algemeen coördinator vzw CISO

Afdeling : Boekhouding: Koen De Rop, Suzy Felix, Sandy Meysman

Uitdenken, plannen, organiseren, controleren en bijsturen van alle boekhoudkundige verrichtingen. Dit om ervoor te zorgen:

• dat de klanten op een soepele wijze kunnen beschikken over hun financiële middelen en op vraag, maar ook op regelmatige tijdstippen, kunnen beschikken over de nodige financiële informatie

• dat de vzw voldoet aan alle wettelijke verplichtingen

De boekhouding beheert de kas om de klant toe te laten om snel en soepel aankopen te kunnen doen van het toegekende budget. Dit omvat:

• terugbetalen van de kleine uitgaven gedaan door de klant

• aanbieden van voorschotten uit de kas aan en afrekenen van voorschotten van de klant

• betalen van voorschotten op loon

• ontvangen van de inkomsten van de klant (wijkwerking, dia, …)

• voorzien van provisies voor de kassen van de klant, opvolgen en controleren van de kassen van de klant

• uitschrijven van cheques voor aankopen van de klant

De boekhouding maakt verkoopfacturen op voor de klant in volgende situaties:

• voor de door de klant aan derden geleverde prestaties

• om de voor de klant geprefinancierde gelden te recupereren

Op geregelde tijdstippen de openstaande vorderingen controleren, herinneringen zenden en tijdig mogelijke problemen signaleren aan de verantwoordelijken.

In samenspraak met de klanten, zorgen voor snelle betaling van de facturen, lonen en subsidies. Daarnaast zorgen voor het inboeken en doorboeken.

Elke drie maanden biedt de boekhouding aan de klant een overzicht van alle gemaakte kosten. Daarnaast geeft de boekhouding op vraag van de klant informatie over de gemaakte kosten en advies over investeringen.

In samenspraak met de klanten en rekening houdende met de timing van de subsidiërende instantie zorgen voor de opmaak van een correct afrekeningdossier.

De boekhouding biedt aan het einde van elk werkingsjaar een overzicht van de gemaakte kosten, samen met een voorspelling van de loonkosten van het komende jaar.

• prefinancieren van budgetten voor externe organisaties

• bijpassen van budgetoverschrijdingen: de boekhouding biedt voldoende informatie en advies aan de klant aan zodat deze kan komen aan tot een efficiënt budgetbeheer.

Wie doet wat

Sandy Meysman

( 03 338 3685

Beheren en inboeken kassen

Voorschotten

Verzamelen, inboeken en verspreiden van aankoopfacturen

Opmaken en boeken verkoopfacturen

Opmaken afrekeningdossiers

Verkopen tramtickets + postzegels

Back-up van Suzy bij afwezigheid

Suzy Felix

( 03 338 3685

Uitvoeren van betalingen

Opmaken begrotingen en kwartaal overzichten

Inboeken kassen, banken en diverse boekingen en verkoopfacturen

Opmaken afrekeningdossiers

Opvolgen klanten & leveranciers

Back-up van Sandy bij afwezigheid

Koen De Rop

( 03 338 3671